Préparer et animer une réunion : comment s’y prendre ?

Que ce soit pour présenter un produit ou un service en interne, informer les collaborateurs ou les travailleurs, organiser une réunion apparait comme le meilleur moyen de se faire entendre. Cependant son organisation n’est pas souvent une chose aisée car capter et garder l’attention de son public reste une tâche difficile. Bien qu’il soit de plus en rare, la réunion demeure un élément important pour la communication en entreprise.

Préparer la réunion : les prérequis

Afin que votre réunion soit une réussite, il convient de mettre en place un certain nombre d’éléments :
Fixer la date et le lieu de la réunion : Si vous rencontrez des collaborateurs qui se trouvent dans la même région que vous, vous pourrez les rencontrez dans les locaux de l’entreprise. S’ils sont dans des locaux décentralisés vous devrez tenir compte de la durée de leur trajet également du type de transport qu’ils emploient.
Choisir le type de réunion : vous aviez le choix entre des réunions ou votre auditoire est passif et des réunions où tout le monde peut intervenir
Définir les objectifs de la réunion : cela revient à définir les thèmes qui seront abordés lors de la rencontre. Cela évite les pertes de temps de temps et permet de rester concis dans les échanges. Pour des explications supplémentaires :allez sur le site .

L’organisation de la réunion

A ce stade, il convient de se demander quelles sont les collaborateurs devront être conviés à la réunion car il ne servirait à rien de convoquer une réunion et que les collaborateurs invités soient complètement étrangers au thème abordé. Aussi, faudrait-il se demander si ces participants auront un réel impact sur le projet qui fait objet de la réunion. La disponibilité des cadres de l’entreprise devra également être prise en compte car il n’est pas souvent facile de faire un compte rendu fidèle sans que des éléments échappent.