Comment gérer à la perfection son accueil téléphonique ?

L'accueil téléphonique est en effet la première relation qu'une entreprise établit avec un client ou un partenaire d'affaires. Lorsque cette première impression est mal faite, il n'y a plus généralement une deuxième occasion. Cet article est dédié à la présentation de quelques astuces pour vous aider à bien gérer vos accueils téléphoniques.

Connaître les règles de bases pour répondre à un appel téléphonique

Envie d'offrir à sa clientèle une réponse téléphonique de qualité exceptionnelle ? Rassurez-vous, il s'agit avant tout d'une communication interpersonnelle. Cependant, un accueil téléphonique à six règles que vous devez maîtriser obligatoirement. La première règle consiste à décrocher l'appel du client avant la quatrième sonnerie. Généralement, les clients ont pour habitude de perdre patience à partir de la troisième sonnerie. Donc vous devez faire votre possible pour ne pas abuser de la patience d'un client. La règle qui suit est celle de l'entretien. Une étape cruciale, qui définit peut-être si votre client vous sera fidèle ou pas. Ainsi, vous devez le rassurer et mettre ce dernier en confiance. Ensuite, on à les règles de présentation et de question. A ce niveau, vous n'avez pas besoin de devancer le client, vous devriez lui laisser le temps d'exprimer ses inquiétudes et de l'écouter attentivement. Enfin, il s'ensuit les règles de transfert d'appel et de salutation. L'avant dernière phase est importante dans la mesure où les inquiétudes d'un client dépassent vos compétences. Vous allez devoir le diriger vers celui qui pourra satisfaire ses attentes.

Soigner son accueil téléphonique

D'autre part, vous devez aussi penser à soigner votre image afin de donner une bonne impression. Pour cela, il faut utiliser des vocabulaires adéquats en employant des formules de politesse et de gentillesse ; utiliser un ton simple et normal pour ne pas énerver ou agresser verbalement un client. Enfin, exprimez-vous de façon positive pour garder entièrement la confiance de vos clients.